TUẦN 37 / 52 · KHOẢNG 6 PHÚT ĐỌC

Làm nhiều việc cùng lúc có tiết kiệm thời gian?

Bạn vừa nghe cuộc họp, vừa sửa lời dẫn, vừa trả lời tin nhắn. Mọi việc dường như vẫn chạy. Chỉ đến khi ai đó hỏi lại quyết định vừa chốt, bạn mới nhận ra mình nghe đủ từng câu nhưng không giữ được mạch.

Đây là một tình huống giả định quen với nhiều công việc. Nó dễ khiến mình kết luận rằng cần tập đa nhiệm giỏi hơn. Nhưng trước khi luyện, hãy kiểm tra: hai việc ấy có thật sự được làm cùng lúc, hay sự chú ý đang liên tục đổi chỗ?

Câu hỏi này quan trọng vì cảm giác chuyển rất nhanh không cho biết chi phí của mỗi lần chuyển. Có những việc phối hợp được; cũng có những việc cùng tranh một phần chú ý cần để hiểu và quyết định.

Điều nên thử tuần này: gom những việc cần suy nghĩ sâu vào từng lượt rõ ràng, rồi kiểm tra kết quả thay vì chỉ dựa vào cảm giác nhanh.

Khoảnh khắc đổi việc cũng là một phần công việc

Rubinstein, Meyer và Evans nghiên cứu việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ trong bốn thí nghiệm năm 2001. Họ ghi nhận chi phí thời gian khi đổi nhiệm vụ; độ phức tạp của quy tắc và tín hiệu báo nhiệm vụ có liên quan đến chi phí ấy. Nghiên cứu dùng bài phân loại và tính toán, nên không thể lấy một con số từ đó áp thẳng cho việc dẫn chương trình. Nghiên cứu về chuyển đổi nhiệm vụ ↗.

Một ứng dụng hợp lý là nhìn vào phần chuẩn bị lại sau mỗi lần bị kéo đi. Khi đang viết câu hỏi, bạn giữ trong đầu mục tiêu cuộc trò chuyện, điều khách mời biết và ý đã hỏi trước đó. Trả lời một tin nhắn khác chủ đề xong, bạn có thể cần đọc lại vài đoạn để nối mạch. Phần ấy ít khi được ghi thành một đầu việc riêng.

Không có nghĩa mọi chuyển đổi đều xấu. Một MC trên sân khấu phải theo dõi khách mời, khán giả và cue. Nhiệm vụ cần sự điều phối ấy; mình không thể yêu cầu thế giới chỉ gửi một tín hiệu mỗi lần. Kỹ năng, thiết kế tín hiệu và phối hợp đồng đội giúp giảm gánh nặng.

Điểm có thể chọn nằm ở những chuyển đổi không bắt buộc. Bạn có cần vừa duyệt thông tin chính xác vừa tham gia một cuộc gọi cần phản hồi? Có thể đọc cùng một email trong lúc chờ tệp tải xong, nhưng việc nghe câu trả lời dài và viết một câu hỏi mới thường có yêu cầu khác.

Đừng chia mọi việc thành “dễ” và “khó” theo cảm giác. Một việc ngắn vẫn có thể đòi độ chính xác cao: kiểm tra họ tên, sửa số tài khoản hoặc xác nhận thời lượng. Việc chỉ mất vài giây không có nghĩa sai sót cũng ít hậu quả.

Thiết kế điểm chuyển thay vì cấm mọi gián đoạn

Nếu muốn bớt mất mạch, hãy chọn lúc chuyển. Hoàn thành một ý, ghi dòng tiếp theo hoặc lưu một câu hỏi đang chờ trước khi mở việc khác. Khi quay lại, bạn có một dấu chỉ để tiếp tục, thay vì phải dựng lại toàn bộ bối cảnh.

Trong công việc chuẩn bị show, bạn có thể tách lượt kiểm tra dữ kiện khỏi lượt viết diễn đạt. Lượt đầu xác minh tên, chức danh, thứ tự và nguồn. Lượt sau tập trung vào mạch dẫn. Cuối cùng đọc tổng thể để chắc rằng cách diễn đạt không làm sai dữ kiện. Cách chia này là gợi ý tổ chức công việc, cần thử với nhiệm vụ thực tế của bạn.

Với trao đổi nhóm, thống nhất kênh dành cho việc khẩn. Nếu mọi thông báo đều giống nhau, bạn phải tự kiểm tra từng cái mới biết có quan trọng không. Một quy ước rõ có thể giúp cả nhóm bảo vệ sự chú ý mà vẫn xử lý được phát sinh.

Cũng nên để ý mặt trái của việc gom việc. Chờ quá lâu để trả lời một câu hỏi có thể khiến đồng đội tắc ở bước kế tiếp. Lịch tập trung cần được phối hợp, không phải áp đặt. Bạn có thể nói rõ khoảng giờ kiểm tra tin nhắn và cách liên hệ khi có thay đổi ảnh hưởng buổi diễn.

Nếu tính chất công việc buộc phải bị ngắt quãng, đừng tự chấm mình kém kỷ luật. Hãy tìm cách giảm chi phí trở lại: một bản cập nhật ngắn, vị trí tệp thống nhất, danh sách điều đang chờ quyết định. Mục tiêu là làm môi trường dễ vận hành hơn.

Một phép thử nhỏ trong mười lăm phút

Chọn hai nhiệm vụ ngắn, tương đương về độ khó và có sản phẩm kiểm tra được. Ví dụ, hai đoạn brief giả định cần rút thành thông tin chính. Lượt đầu làm từng nhiệm vụ đến một điểm dừng. Lượt sau xen kẽ giữa hai nhiệm vụ theo cách bạn thường làm. Không dùng việc thật có dữ liệu nhạy cảm để thử tùy tiện.

Ghi thời gian hoàn thành, số lỗi và lượng thông tin phải đọc lại. Nếu bạn quen nội dung lượt sau hơn hoặc một đoạn khó hơn rõ rệt, ghi điều đó. Một lần thử không đủ kết luận về khả năng đa nhiệm của bản thân, nhưng có thể giúp bạn nhìn ra điểm gây mất mạch.

Quan sát thêm cảm giác sau hai lượt: có phải mình nhanh hơn nhờ bỏ sót phần kiểm tra, hoặc mệt hơn dù thời gian tương tự? Tốc độ chỉ hữu ích khi sản phẩm vẫn dùng được.

Từ đó, chọn một thay đổi cho tuần tới: tắt một loại thông báo trong lúc kiểm tra thông tin; ghi dấu trước khi đổi việc; hoặc thống nhất một khung phản hồi với đồng đội. Chưa cần cải tổ toàn bộ ngày làm việc.

Bài tập có ích khi bạn tìm được một loại chuyển đổi không cần thiết, giữ được chất lượng đầu ra và không làm chậm việc chung. Nếu cách mới không tốt hơn, xem lại nhiệm vụ và điều kiện thử trước khi biến nó thành quy tắc.

Bạn không cần trở thành người chỉ làm được một việc. Bạn cần biết lúc nào sự chú ý của mình nên được chia, lúc nào nên được giữ nguyên, và ai đang trả chi phí cho những lần đổi qua đổi lại ấy.