TUẦN 36 / 52 · KHOẢNG 6 PHÚT ĐỌC

Bận hơn có phải hiệu quả hơn?

Một ngày làm việc kết thúc với rất nhiều dấu tích: trả lời tin nhắn, tham gia ba cuộc gọi, sửa lịch, gửi lại một tệp đã gửi, cập nhật nhóm chat. Bạn mệt thật. Nhưng đoạn mở đầu cần viết vẫn chưa xong, còn câu hỏi cho khách mời mới có vài dòng.

Cảm giác bận không giả. Chỉ có điều, nó chưa trả lời được công việc quan trọng đã tiến tới đâu.

Nếu lấy mức độ mệt làm bằng chứng duy nhất cho hiệu quả, mình rất khó cải thiện. Mình sẽ cố nhanh hơn trong cùng một hệ thống đang kéo sự chú ý đi khắp nơi. Điều cần thay đổi trước có thể là cách xác định một ngày tốt, rồi mới đến cách sử dụng thời gian trong ngày đó.

Ý chính của tuần này: trước khi đếm việc đã làm, hãy gọi tên kết quả cần tạo ra.

Một đầu việc và một kết quả khác nhau thế nào?

Trong ví dụ giả định, một MC ghi lịch “chuẩn bị tọa đàm”. Cụm từ ấy đủ rộng để bao gồm đọc báo, xem trang khách mời, sửa màu tài liệu hoặc trao đổi trong nhóm. Cuối buổi, người đó đã làm nhiều thứ nhưng vẫn chưa biết ba câu hỏi nào cần hỏi trên sân khấu.

Nếu đổi mục tiêu thành “có ba câu hỏi chính, mỗi câu gắn với mục tiêu của tọa đàm và một dữ kiện đã kiểm tra”, cách lựa chọn công việc sẽ rõ hơn. Đọc thêm bài thứ mười chỉ hữu ích nếu nó giúp hoàn thành hoặc sửa ba câu hỏi ấy.

Kết quả không nhất thiết là một sản phẩm để khoe. Có thể là một quyết định đã được thống nhất, một rủi ro đã được xử lý hoặc một phần việc được bàn giao đủ thông tin. Điểm chung là mình có thể nói rõ điều gì đã khác sau khoảng thời gian làm việc.

Vì thế, đừng vội xếp mọi cuộc họp và tin nhắn vào nhóm vô ích. Một cuộc gọi năm phút chốt đúng cách đọc tên khách mời có thể cứu một lỗi đáng tiếc. Công việc phối hợp thường tạo giá trị bằng việc ngăn sự cố, nên nó ít nổi bật hơn một trang kịch bản mới.

Điều cần hỏi là cuộc trao đổi ấy có chức năng gì, ai cần kết quả và khi nào nó đủ. Nếu không có câu trả lời, mình có lý do để thu gọn hoặc thay cách làm.

Một nghiên cứu thực nghiệm của Mark, Gudith và Klocke năm 2008 cho thấy người tham gia có thể hoàn thành công việc bị ngắt quãng nhanh hơn mà chất lượng không khác, nhưng báo cáo căng thẳng và áp lực cao hơn. Nó nhắc rằng tốc độ đầu ra chưa phản ánh hết chi phí làm việc. Đây là kết quả trong nhiệm vụ nghiên cứu, không phải công thức dự báo cho mọi ngày làm nghề. Nghiên cứu về gián đoạn công việc ↗.

Bảo vệ một kết quả, không bảo vệ một cái lịch đẹp

Bạn có thể lên lịch rất gọn nhưng vẫn không tạo được việc cần thiết nếu mục tiêu quá mờ. Ngược lại, một ngày nhiều phát sinh vẫn có thể hiệu quả nếu chương trình đi đúng hướng, vấn đề được giải quyết và người liên quan biết phải làm gì tiếp.

Hãy bắt đầu bằng một kết quả quan trọng cho nửa ngày tới. Viết nó đủ nhỏ để có thể hoàn thành và đủ rõ để một đồng nghiệp nhận ra. “Nghiên cứu khách mời” còn mờ. “Một trang tóm tắt gồm chức danh đã xác minh, ba chủ đề có thể hỏi và hai điểm cần tránh” rõ hơn nhiều.

Tiếp theo, dành một khoảng làm việc cho kết quả đó. Bạn không cần biến mất hoàn toàn. Hãy thống nhất điều gì thật sự khẩn và ai có thể gọi khi cần. Với show trực tiếp, khả năng phản ứng nhanh là phần của nhiệm vụ; với buổi viết kịch bản, mọi thông báo cùng đòi ưu tiên có thể làm hỏng chính phần chuẩn bị.

Khi có việc mới chen vào, dùng một câu hỏi đơn giản: việc này cần làm bây giờ vì hậu quả nào? Nếu có hậu quả rõ, đổi ưu tiên có thể hợp lý. Nếu chỉ vì tin nhắn vừa đến, bạn có thể ghi lại và xử lý sau khoảng tập trung.

Đừng dùng nguyên tắc ấy để làm khó đồng đội. Nếu bạn trì hoãn trả lời một thông tin khiến ba người khác phải chờ, đó không còn là tiết kiệm thời gian cho cả nhóm. Hiệu quả cá nhân cần được nhìn cùng dòng chảy công việc chung.

Bạn cũng cần chừa chỗ cho việc bảo trì: lưu tệp, kiểm tra phiên bản, cập nhật thông tin. Chúng dễ bị xem thường vì không tạo cảm giác sáng tạo, nhưng bỏ qua có thể khiến cả nhóm mất nhiều giờ sau đó. Tối ưu không có nghĩa chỉ giữ những phần mình thích.

Mười phút để nhìn lại ngày làm việc

Lấy một ngày gần đây và viết năm việc đã chiếm nhiều thời gian nhất. Bên cạnh mỗi việc, ghi kết quả nó tạo ra hoặc rủi ro nó giúp ngăn. Nếu chưa thấy, để trống; đừng vội tự trách.

Chọn một ô trống rồi hỏi: lần sau có thể bỏ, gom lại, giao đúng người hoặc làm bằng cách ngắn hơn không? Chỉ đổi một điểm. Chẳng hạn, thay ba vòng hỏi tiến độ bằng một giờ cập nhật chung; hoặc gom câu hỏi về brief thành một tin nhắn có thứ tự.

Sau đó, viết kết quả cần có cho buổi làm việc tiếp theo. Thêm một tiêu chuẩn dừng: người nhận sử dụng được, thông tin quan trọng đã xác minh, phần chưa chắc được đánh dấu. Tiêu chuẩn này giúp bạn tránh dành phần lớn buổi cho những sửa chữa không làm sản phẩm hữu ích hơn.

Hãy đánh giá thử bằng ba dấu hiệu: có kết quả cụ thể được tạo ra; bớt ít nhất một hoạt động không cần thiết; và không chuyển phần bất tiện sang người khác. Đây là cách tự kiểm tra thực hành, không phải thang đo năng suất đã được kiểm định.

Nếu ngày của bạn liên tục bị phá bởi thiếu người, yêu cầu mâu thuẫn hoặc lịch bất khả thi, một bài tập cá nhân sẽ không sửa hết. Khi ấy, dữ liệu về thời gian có thể giúp cuộc trao đổi về phạm vi việc rõ hơn, thay vì trở thành bằng chứng để ép mình cố thêm.

Cuối ngày mai, thử hỏi: “Có điều gì quan trọng đã được làm rõ hoặc hoàn thành?”. Câu trả lời ấy thường chỉ đường tốt hơn số lần mình mở điện thoại.