TUẦN 42 / 52 · KHOẢNG 6 PHÚT ĐỌC

Không có tranh luận đã là đội tốt?

Cuộc họp chốt chương trình diễn ra rất nhanh. Người phụ trách hỏi “Mọi người ổn hết chứ?”, cả nhóm gật đầu. Đến ngày chạy, một phương án chuyển cảnh không khả thi mới được đưa ra. Hóa ra có người đã nhận thấy từ trước nhưng không biết có nên nói.

Trong tình huống giả định ấy, sự yên lặng từng được hiểu là đồng thuận. Nhưng nó cũng có thể là thiếu thông tin, ngại gây chậm tiến độ hoặc lo ý kiến mình không được đón nhận.

Một đội không tranh luận có thể đã hiểu nhau rất rõ. Cũng có thể những câu hỏi quan trọng chưa có chỗ xuất hiện. Muốn biết khác nhau ở đâu, mình cần nhìn cách đội phản ứng khi có người nói điều bất tiện.

Tuần này, thử tạo một cơ hội phản biện cụ thể và cho thấy thông tin ấy sẽ được xử lý thế nào.

Dám nói chưa phải được quyền làm tùy ý

Amy Edmondson nghiên cứu 51 nhóm làm việc trong một công ty sản xuất và ghi nhận mối liên hệ giữa an toàn tâm lý của nhóm với hành vi học hỏi. Khái niệm này nói tới niềm tin chung rằng nhóm đủ an toàn cho rủi ro trong tương tác, như hỏi, nhận lỗi hoặc đề nghị giúp đỡ. Nghiên cứu thực địa ấy không chứng minh chỉ cần nói một câu khuyến khích là đội sẽ hoạt động tốt hơn. Nghiên cứu năm 1999 ↗.

Ứng dụng vào làm show, an toàn để lên tiếng không có nghĩa mọi ý tưởng đều được dùng. Nó có nghĩa người báo một rủi ro không bị làm nhục chỉ vì đã báo. Sau đó, cả đội vẫn cần kiểm tra dữ kiện, ưu tiên và người có quyền quyết định.

Nếu người dẫn hỏi “Đoạn này khách chưa sẵn sàng thì mình chờ ở đâu?”, câu hỏi ấy có thể làm lộ một khoảng trống kế hoạch. Trả lời “Bạn phải tự xử lý chứ” đôi khi đóng cuộc trao đổi trước khi vấn đề được hiểu. Hỏi tiếp về điểm chờ và cue có thể giúp nhiều người cùng chuẩn bị.

Lãnh đạo nhóm có ảnh hưởng lớn qua phản ứng đầu tiên. Nếu người đưa thông tin xấu bị trách vì làm không khí nặng nề, lời mời “cứ góp ý thoải mái” lần sau sẽ ít sức nặng. Mọi người học từ điều thực tế xảy ra, không chỉ từ câu khẩu hiệu.

Nhưng người góp ý cũng có trách nhiệm. Một cảnh báo hữu ích nên nói rõ điều có thể hỏng, bằng chứng đang có và lựa chọn cần xem xét. “Em thấy không ổn” là điểm bắt đầu; cả đội cần thông tin tiếp để hành động.

Mời phản biện vào đúng thời điểm

Hỏi ý kiến sau khi mọi thứ đã in, hợp đồng đã chốt và không còn thời gian đổi thường khiến người khác khó nói. Nếu muốn có phản biện thật, hãy dành một khoảng trước khi quyết định trở nên tốn kém để sửa.

Thay câu “Ai có ý kiến không?”, thử một câu có đối tượng: “Trong phần chuyển từ tọa đàm sang trao giải, chỗ nào dễ thiếu thời gian nhất?”. Người nghe không phải vừa đoán điều được phép nói vừa tìm toàn bộ rủi ro của chương trình.

Có thể mời người ít quyền hơn nói trước về phần họ trực tiếp vận hành. Khi người có vị trí cao đã khẳng định phương án rất tốt, việc nêu vấn đề có thể khó hơn. Không cần biến thứ tự phát biểu thành nghi thức cứng; chỉ cần nhận ra quyền lực có thể ảnh hưởng điều nhóm được nghe.

Sau khi có phản biện, chốt đường xử lý. Ý kiến nào cần sửa ngay? Ý kiến nào cần thêm dữ liệu? Ý kiến nào chưa chọn và vì sao? Nếu mọi cảnh báo đều được nghe rồi để trôi, người nói có thể học rằng góp ý không thay đổi được gì.

Đừng biến sự bất đồng thành thước đo chất lượng. Có những quyết định đã rõ và cần thực hiện. Có những cuộc tranh luận lặp lại vì phạm vi trách nhiệm mờ, không phải vì đội đang học sâu. Mục tiêu là đưa thông tin liên quan vào quyết định, không phải tăng số phút tranh luận.

Với thời điểm trực tiếp, cần phân biệt kênh cảnh báo rủi ro và diễn đàn bàn ý tưởng. Khi chương trình đang chạy, một người có thể phải chốt nhanh. Đội vẫn có thể xem lại quyết định sau đó mà không phá vỡ sự phối hợp ngay lúc cần hành động.

Một thử nghiệm nhỏ trong cuộc họp tới

Chọn một quyết định còn sửa được. Trước cuộc họp, viết điều nhóm đang định làm và một câu hỏi về rủi ro cụ thể. Dành vài phút để mỗi người ghi riêng suy nghĩ rồi mới trao đổi, nếu điều kiện cho phép.

Mời một người có vai trò trực tiếp thực hiện nêu điểm họ cần làm rõ. Khi nghe, phản hồi bằng cách nhắc đúng vấn đề trước khi đánh giá. Bạn không cần khen mọi ý; chỉ cần tránh công kích người đưa ý và cho thấy mình hiểu điều họ đang cảnh báo.

Cuối cuộc họp, ghi quyết định cùng một lý do ngắn. Nếu cần kiểm tra thêm, ghi người phụ trách và lúc phản hồi. Việc này giúp phản biện có điểm đến, thay vì trở thành một phần trao đổi không ai nhớ.

Tự đánh giá bằng ba dấu hiệu: có thông tin mới xuất hiện; người đưa ý được phản hồi vào nội dung; và quyết định cuối có lý do người liên quan hiểu được. Một cuộc họp yên ắng vẫn có thể đạt cả ba nếu không có vấn đề mới. Bạn không cần tạo tranh luận cho đủ bài tập.

Nếu môi trường đang trừng phạt người lên tiếng, cá nhân không nên bị buộc tự chịu mọi rủi ro để chứng minh tinh thần xây dựng. Có thể cần kênh phù hợp, người hỗ trợ và thay đổi từ người có quyền.

Trước khi gọi đội mình rất hòa thuận, hãy hỏi thêm: khi có điều chưa ổn, người biết điều đó có thể nói với ai, và điều gì thường xảy ra sau khi họ nói?