TUẦN 43 / 52 · KHOẢNG 6 PHÚT ĐỌC

Nhận hết việc có chứng minh mình chuyên nghiệp?

Một khách hàng nhắn thêm một phần việc nhỏ. Bạn nhận vì thấy làm được. Đồng nghiệp cần hỗ trợ một buổi nữa, bạn cũng nhận. Từng lời đồng ý đều có lý do tốt; đến cuối tuần, những cam kết ấy bắt đầu tranh nhau cùng một khoảng thời gian.

Quá tải thường không xuất hiện dưới dạng một yêu cầu khổng lồ dễ từ chối. Nó có thể được ghép từ nhiều yêu cầu nhỏ, mỗi cái đều trông hợp lý khi đứng riêng.

Chuyên nghiệp không chỉ là sẵn lòng. Nó còn là khả năng hiểu phạm vi việc, nói rõ điều kiện và giữ lời đã nhận. Một lời đồng ý không tính tới nguồn lực có thể khiến cả mình lẫn người nhờ rơi vào thế khó.

Tuần này, tập một khoảng dừng trước khi nhận việc và một cách thương lượng cụ thể khi thời gian không đủ.

Mỗi lời đồng ý đều dùng nguồn lực đang có

Trong tình huống giả định, một MC nhận thêm phần viết kịch bản vì nghĩ chỉ mất một buổi. Nhưng buổi ấy vốn dành để nghiên cứu khách mời của chương trình khác. Người đó không chỉ thêm một việc; họ đã ngầm đổi ưu tiên giữa hai cam kết mà chưa báo cho ai.

Chi phí đáng nhìn không chỉ là số giờ làm phần mới. Có thể còn là số vòng sửa, thời gian chờ thông tin, trao đổi phát sinh và việc phục hồi sau lịch dẫn. Bạn không cần dự đoán chính xác mọi thứ, nhưng nên nhớ công việc thường rộng hơn tên gọi ban đầu.

Khả năng từ chối cũng không chia đều cho mọi người. Babcock và cộng sự năm 2017 nghiên cứu sự phân bổ các nhiệm vụ có ít lợi ích thăng tiến và ghi nhận khác biệt giới trong việc tình nguyện, được yêu cầu và chấp nhận yêu cầu. Kết quả trong các thiết kế của họ nhắc rằng việc ai thường nhận thêm còn liên quan đến kỳ vọng xã hội, không chỉ sở thích cá nhân. Nghiên cứu trên American Economic Review ↗.

Vì vậy, đừng biến lời khuyên “cứ nói không” thành một phép thử bản lĩnh. Người mới cần thu nhập, người ít quyền hoặc người có trách nhiệm chăm sóc có thể phải cân nhắc khác. Mục tiêu thực tế hơn là tạo thêm thông tin và lựa chọn trước khi cam kết.

Khoảng dừng có thể rất ngắn: “Để mình kiểm tra lịch và phạm vi rồi xác nhận lúc ba giờ”. Bạn chưa từ chối, cũng chưa hứa quá sớm. Người yêu cầu biết khi nào nhận được câu trả lời; bạn có cơ hội nhìn toàn bộ phần việc.

Sau đó, hỏi những điều ảnh hưởng quyết định: sản phẩm cuối là gì, ai duyệt, bao nhiêu vòng sửa, khi nào có đầu vào và thời hạn nào thật sự cố định. Nhiều lần thương lượng dễ hơn khi điều đang được nhờ được mô tả rõ.

Có thể nhận với điều kiện

Giữa đồng ý toàn bộ và từ chối toàn bộ còn nhiều phương án. Bạn có thể nhận phần phù hợp năng lực, đề nghị đổi thời hạn, giảm số phiên bản hoặc chuyển một hạng mục cho người khác có nguồn lực thích hợp.

Chẳng hạn: “Mình có thể viết bản câu hỏi chính trước chiều thứ năm. Phần nghiên cứu hồ sơ chi tiết cần thêm một ngày hoặc một người hỗ trợ”. Câu trả lời ấy giúp đối tác quyết định dựa trên điều thực hiện được, thay vì dựa vào một chữ “được” quá rộng.

Nếu đang làm trong đội, hãy nói rõ đánh đổi: “Nếu ưu tiên phần này hôm nay, phần tổng duyệt tài liệu sẽ chuyển sang sáng mai; mình cần ai chốt thứ tự”. Bạn không tự ý bỏ việc cũ, cũng không nhận mọi thứ rồi âm thầm kéo dài giờ làm.

Một lời từ chối tốt không cần bài giải thích rất dài. Có thể nêu giới hạn liên quan và phương án nếu mình thực sự có: “Lịch hiện tại không đủ để mình chuẩn bị phần này đạt yêu cầu. Mình có thể hỗ trợ kiểm tra bản cuối trong ba mươi phút”. Đừng đưa phương án cho có rồi lại tạo một cam kết vượt khả năng.

Cũng cần giữ chỗ cho hỗ trợ tự nguyện. Không phải việc gì ngoài mô tả công việc đều nên từ chối. Có những lúc giúp nhau qua cao điểm là cần thiết và có ý nghĩa. Điều quan trọng là tính lặp lại, mức công bằng và việc nhóm có nhìn nhận chi phí hay không.

Nếu một người luôn là nơi nhận mọi phần dư, giải pháp không nên chỉ là dạy họ nói khéo hơn. Nhóm có thể cần chia lại trách nhiệm, luân phiên hoặc giảm khối lượng. Ranh giới cá nhân và cách tổ chức công việc cần được nhìn cùng nhau.

Mười phút để chuẩn bị ba câu trả lời

Chọn một loại yêu cầu bạn thường nhận quá nhanh. Viết ba phiên bản: đồng ý khi đủ điều kiện; thương lượng khi thiếu nguồn lực; và từ chối khi không thể giữ chất lượng. Dùng chính phạm vi, thời gian và đầu ra thật của loại việc đó.

Với câu đồng ý, ghi điều mình nhận và lúc giao. Với câu thương lượng, ghi một đánh đổi có thể quyết định được. Với câu từ chối, nói giới hạn gọn và tránh hứa bù một việc khác nếu chưa kiểm tra lịch.

Đọc lại xem người nhận có hiểu cùng bạn không. “Mình hỗ trợ một chút” rất dễ được hiểu thành nhiều mức khác nhau. “Mình góp ý cấu trúc trong một lượt, không viết lại toàn bộ” rõ hơn và giúp cả hai đỡ thất vọng.

Trong tuần tới, thử dùng khoảng dừng trước một lời nhận việc. Sau đó xem lại bằng ba dấu hiệu: phạm vi đã rõ; lịch thực hiện khả thi; và người liên quan biết điều kiện. Không đánh giá thành công bằng số lần bạn nói không.

Nếu hoàn cảnh chưa cho phép từ chối, có thể bắt đầu bằng ghi nhận khối lượng và hỏi ưu tiên. Đó vẫn là một bước làm rõ thực tế công việc.

Trước lần đồng ý tiếp theo, hãy hỏi: mình đang hứa một kết quả có thể giữ, hay đang giải quyết sự khó xử của vài giây hiện tại bằng thời gian của những ngày sau?